רבים מאתנו מבלים שעות ארוכות בחברתה של ניירת. מכתבים, דו"חות, עדכונים מהרשויות, סיכומי פגישות, קבלות, חשבוניות והרשימה ארוכה.
כתוצאה מכך, מצטברים אצלנו הררים של מסמכים וחלקם חשובים מאוד. בין אם מדובר במסמכים סודיים, תעודות לידה, דרכונים, הסכמי עבודה, צוואות, מסמכים רפואיים, דו"ח טיפול, רעיון למיזם, הדמיה לפרויקט, מידע רגיש מסוגים שונים מודפס על כתב.
מסמכים עלולים ללכת לאבד, להגיע לידיים הלא נכונות, להירטב, להתפורר ולהינזק או להיעלם ומסמכים חשובים חשוב לאחסן במקום בטוח.
הגנה מפני אש למסמכים הרגישים שלכם
כאן נכנסת לתמונה כספת למסמכים חשובים שיכולה להגן על המסמכים לאורך זמן ולשמור עליהם מפני גישה לא רצויה, למשל, של המתחרים העסקיים או אנשים שעשויים לגרום לנזק במידה והם יחשפו או יפיצו את המסמכים ואת תוכנם. לכל אחד יש מסמכים מסוג זה.
אין ספק שהנחיצות בכספת מסוג זה עולה כשמדובר בבתי עסק ומשרדים הנוטים יותר להחזיק ולאסוף חומר סודי ובכמויות גדולות יותר.
כספת למסמכים צריכה להיות מותאמת לסוג זה ומעל הכל להיות עשויה מחומרים עמידים חסינה מפני אש. כספות אלה תוכננו כך על מנת שיוכלו לעמוד בגבורה בהשפעת חום קיצוני.
מעבר לכך, חשוב שהכספת תהיה עמידה בשינויים ובנזקי מזג אוויר, כיוון שלמסמכים נטייה להירטב בקלות. לרוב מדובר גם בכספות עם מגירות מבודדות כשכל מגירה ייעודית למסמך מוגנת בנפרד. כמובן שמלבד החומר עצמו שצריך להיות עמיד בפני סכנות, הכספת צריכה להיות סופר מאובטחת על מנת לצמצם סיכונים של "מסיגי גבול" ומצוידת במנגנוני אבטחה מתקדמים.
מדוע כדאי לשמור מסמכים במקום בטוח מחוץ לבית או למשרד?
הבעיה היא שכספת ביתית או משרדית לא בהכרח מהווה את הפתרון הנחוץ במקרים אלה, כיוון שהיא אינה נהנית משמירה חיצונית לאורך כל שעות היום. מישהו יכול לשכוח קוד או למסור את הקוד או לפרוץ לכספת.
אפשרי לשכור כספת בבנק, אבל אלטרנטיבה זו מציבה מגבלות שונות. כמו למשל, מספר הפעמים שניתן לבקר בכספת והשמירה שניתנת רק בשעות הפעילות של הבנק.
הבשורות המעודדות הן שקיימים מתחמי כספות פרטיים המעניקים את האופציה האיכותית ביותר למי שמחפש שקט נפשי לאחסון מסמכים על אחת כמה וכמה חומר פרטי או עסקי רגיש שתרצו לשמור מחוץ להישג ידם של מי שיכולים לעשות בו שימוש ולשמור עבורכם גישה מלאה לכספת.
מתחמי הכספות אינם מגבילים במספר או משך או זמן הביקורים ופתוחים לבעלי הכספות 24 שעות ביממה לאורך כל ימות השנה.
הפרמטר החשוב ביותר שמקבל כאן התייחסות מקצועית הוא נושא האבטחה וקשה מאוד להתחרות עם האבטחה שמספקים מתחמי כספות ייעודיים. ראשית, שומרים חמושים שעברו מיונים קפדניים מגנים על המתחם. שנית, מערכת סינון קפדנית המאפשרת רק למורשי גישה – דהיינו, בעלי הכספות, להגיע לספת שלהם באמצעות מערכות זיהוי חכמות כמו קריאת תווי הפנים, טביעת אצבע וכרטיס קרבה. כמו כן, מערכת לזיהוי מפגעים ואפילו התקשרות כגיבוי עם חברת אבטחה חיצונית במידה וזוהה פוטנציאל לחדירה לכספות. המתחם מציע כספות בגדלים שונים בהתאמה לכמות וסוג המסמכים ותכולת הכספת.
כספות עמידות שעומדות בסטנדרטים המחמירים ביותר וכן גישה בפרטיות מלאה כולל תאי התבודדות לבעלי הכספות כמו גם תקופת השכרה גמישה, כך שתוכלו לשכור בתקופות בהן אתם זקוקים לשירותי כספת למסמכים חשובים. למשל, רגע לפני חתימת חוזה או לפני שהוגש הפטנט או כל עוד יש צורך להחזיק במסמכים רפואיים מסוימים. בכל מקרה, אל תתפשרו על הגנה מקסימלית למסמכים שלכם!
