מעבר למשרד חדש דורש היערכות מוקדמת של כמה חודשים, כדי לטפל בכל הנושאים הגדולים וגם בכל הנושאים הקטנים, כדי שהמעבר יתבצע בקלילות מכינים ומתכננים הכול מראש.
החשיבה היא לא לפגוע בעבודה השוטפת ולכן מתקינים את כל הפריטים החדשים של ריהוט משרדי במיקום החדש ורק לאחר סיום ההתקנות, מעבירים את כל שאר המחשוב והציוד ביום אחד. אחת המטרות החשובות היא לא לפגוע בעבודה ולכן יוצרים תורנות כדי לתת מענה הכרחי ללקוחות ביום המעבר.
הן אם מדובר במשרד יוקרתי המשתרע על פני שטח רחב ידיים והן אם מדובר במשרד בוטיק קטן, בעלי העסק שוכרים מעצב פנים שילווה את כל התהליך בפאן העיצובי. נושא חשוב נוסף בעת בחירת הריהוט הוא ההקפדה על מוצרים אשר הם בטיב מעולה, כיוון שהם מיוצרים מחומרים איכותיים כמו פוליפרופילן אשר בזכותו הריהוט הוא יציב ויחזיק מעמד שנים רבות במשרד.
רכישת ריהוט משרדי בסגנון עיצובי ספציפי
מעצב הפנים בוחן מצד אחד, את כל הדגמים של ריהוט משרדי המיוצרים במפעל. מצד שני הוא מקבל מבעל העסק תמונה כללית כמה עובדים ישבו בחלל פתוח – Open space לאילו עובדים יהיו חדרים משלהם. כמה חדרי ישיבות יהיו בקומה ומהי הכמות המתוכננת של משתתפים שיוכלו לשבת סביב השולחנות הארוכים או העגולים בחדרים השונים וזאת על פי ההיקפים של הישיבות השונות. לאחר קבלת כל המידע, הרבה יותר קל לקבל החלטות.
על פי תחום העיסוק של החברה וסוגי הקהלים המגיעים למשרד זה, העיצוב יהיה בסגנון מודרני, קלאסי, אקלקטי, או כל שילוב אחר שיאושר על ידי ההנהלה.
בהתאם לכך יוזמנו הפריטים עבור כל החלל, דלפק כניסה עבור המבואה שיוכלו לשבת לידו לפחות שתי פקידות, החלל המרכזי שבו יוכלו לשבת כמה וכמה עובדים על פי הצורך. בכל החדרים הריהוט יהיה אחיד, שולחנות עץ בצבע לבן ובגודל זהה, כיסא משרדי נוח, אורטופדי ועם גב גבוה לאור שעות העבודה הרבות שהעובדים נמצאים במשרד.
חדרי הישיבות יכילו שולחנות מאסיביים ומרשימים התואמים את המבנה הגיאומטרי של החדר, סביבו יוצבו כמות כיסאות מקסימלית שגם הם בטיב מעולה כדי לאפשר למשתתפים לשהות בחדר הישיבות פרקי זמן ארוכים.
תשומת לב מיוחדת תוקדש לאולם ההמתנה, כדי שהאורחים ירגישו בנוח ימוקמו בו ספות מרופדות ונוחות או כורסאות בודדות, שולחן ועמדת קפה.
המבואה של המשרד
המשרד הוא חלון הראווה של הפעילות העסקית כולה ולכן הרושם הראשוני שמקבל האורח שמגיע למשרד בפעם הראשונה הוא חשוב ביותר. לכן דואגים לרכישת ריהוט משרדי יפהפה ופונקציונלי במבואה, ליצירות אמנות שיהיו תלויות על הקירות, חפצי נוי שיונחו על מדפים ותאורה מרשימה.
הגעה למשרד מרשים שהוא מעוצב וחשבו בו על כל פרט ופרט, מעניקה תחושה נפלאה הן לאורח והן למארח ולכן חשוב לשמור על כך לאורך זמן.
