פותחים בקרוב משרד חדש? עוברים מהמשרד הקיים לאחד חדש? קחו בחשבון שמדובר על פרויקט שיש לבצע בשלבים. מומלץ לתכנן שלב אחר שלב, כך שיהיה אפשר להבטיח יעילות מקסימאלית וניצול מיטבי של המשאבים שעומדים לרשותכם.
על מנת לעזור לכם, נשמח לשתף אתכם במספר צעדים שמומלץ ליישם, כאשר פותחים משרד חדש או עוברים לאחד חדש. מוכנים? אנחנו מתחילים!
מס' 1 – חיפוש מקום ושכירת נכס מתאים
על מנת שתוכלו להפעיל את המשרד החדש, עליכם לבדוק מקום פנוי. זה יכול להיות משרד שיהיה חלק מהבית שלכם וזה יכול להיות משרד בבניין משרדים. הכל נקבע על פי אופי המשרד, הצרכים וכמובן התקציב שיש לכם. אם אתם מתכננים לשכור נכס באזור תעשייה או אזור של משרדים, עליכם לבדוק מהן אפשרויות החנייה שיש באזור, האם המשרד יהיה נגיש ללקוחות שלכם, האם יש עסקים בסביבתכם שתוכלו לייצר איתם שיתופי פעולה ועוד.
מס' 2 – שיופץ הנכס
אנחנו לא רוצים לאכזב אתכם, אבל כן חשוב לנו שתהיו מודעים לכך שהמשרד שתמצאו בוודאי לא יהיה מתאים במאה אחוז לצרכים שלכם. כלומר, אתם תדרשו לשפץ אותו. מומלץ מאוד לקחת בחשבון את עלות השיפוץ ולבדוק האם התקציב מאפשר לכם את השיפוץ או לא וזאת במיוחד אם מדובר על שיפוץ מאסיבי ויקר. כמו כן, אם השיפוץ מתאפשר, בדקו היכן תרצו נקודות חשמל ותשתיות.
מס' 3 – רכישת ריהוט משרדי
יש פריטי ריהוט שצריכים להיות בכל משרד והם שולחנות עבודה איכותיים, כיסאות נוחים, מדפי אחסון, ספריות וכו'. יש מגוון חנויות שמוכרות ציוד שמותאם בדיוק למשרדים. מומלץ להתייעץ עם הצוות המקצועי ולבדוק פרטים לגבי הריהוט המשרדי. כמו כן, יש לתאם את מועד האספקה של פריטי הריהוט, כך שיהיה בדיוק כאשר השיפוץ מסתיים.
מס' 4 – מציאת ספק פתרונות תקשורת
כבעלי משרד או עסק, אתם בוודאי יודעים שיש חשיבות גדולה לפתרונות תקשורת שיענו על כל הצרכים שלכם. על כן, מומלץ להתקין מרכזיה מותאמת לעסק. בעבר, היה נהוג להתקין מרכזיות IP, כיום מקובל יותר להתקין מרכזיות IP בענן. בזכות מרכזיה, תוכלו להוזיל משמעותית את העלויות וכמו כן תוכלו לייעל משמעותית את תהליכי העבודה של העובדים מול הלקוחות.
מס' 5 – רכישת ציוד משרדי
ממש כמו שחייב ריהוט משרדי, כך חייב שיהיה גם ציוד משרדי. הכוונה היא לכלי כתיבה, דפים למדפסת, ארגוניות, קלסרים, פנקסי חשבוניות, דפים, מעטפות ועוד.
מס' 6 – רכישת חומרה
יש מכשירים שהם בסיסיים בכל משרד והם מחשבים, מדפסות, סורקים וכו'. הזמינו את המכשירים בהתאם לכמות העובדים שיש לכם במשרד. כמובן מומלץ גם לרכוש טלפונים החיוניים לכל עמדת עבודה. כאן נציין שאם רכשתם מרכזיית ענן, הרי שתוכלו לקבל מכשירי טלפון מתאימים מטעם ספק השירות.
מס' 7 – הקמת אתר אינטרנט
הזמנים השתנו ולא מספיק שיהיה לכם מקום פיזי ורק ממנו תפעלו, אלא מומלץ גם שתפעלו ברשת האינטרנט. באמצעות אתר, תוכלו לשווק ולפרסם את העסק, המוצרים והשירותים, לספק תמיכה טכנית, לספק מידע על המוצרים והשירותים וכו'.
